Gestão de Documentos de Arquivo: Constituição e atuação da CPAD

Que atividade é?

Processo constituído por documentos referentes à constituição da CPAD, Central ou Setorial, à indicação, designação e substituição de membros e à instalação e posse da comissão, bem como aqueles referentes ao registro das deliberações e às tomadas de decisões, resoluções, atas e relatórios.

Quem faz?

As unidades e setores envolvidos com o processo de constituição e atuação da CPAD.

CPAD Central: DIARQ, Gabinete da Reitoria e demais envolvidos, quando necessário.

CPAD Setorial: Arquivo Setorial, Secretaria da Diretoria da Unidade e demais envolvidos, quando necessário.

Como se faz? Possui fluxo já mapeado?

CPAD Central:

A DIARQ abrirá o processo, após a confirmação dos membros da comissão, com a minuta de portaria de designação para compor a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - Central (CPAD-Central).

2. A DIARQ enviará o processo para o Gabinete da Reitoria.

3. O Gabinete criará a portaria de designação de membros para compor a Comissão Central Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-Central), devolverá o processo para a DIARQ, que manterá aberto, caso adicione mais documentos até sua conclusão.

CPAD Setorial.

Cada unidade pode estabelecer seu fluxo.

Que informações/condições são necessárias?

-Confirmação dos membros constituintes da comissão.

- Trâmite legal de formalização nas instâncias necessárias.

- Para a constituição, designação e substituição da comissão abrirá um processo para cada mandato.

- Para registros das deliberações e às tomadas de decisões, resoluções, atas e relatórios abrirá um novo processo (com essa mesma nomenclatura e classificação) preenchendo corretamente as informações que originaram os atos.

Quais documentos são necessários?

-Ofício de solicitação para formalização da comissão.

-Demais documentos que se fizerem necessário.

Qual é a Base Legal?

-Decreto nº 4073, de 03/01/2002

-Decreto nº 10.148, de 02/12/2019

- Resolução nº 40 do CONARQ, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sinar.

- Resolução nº 44 do CONARQ, de 14 de fevereiro de 2020. Dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014.