Base de conhecimento

SEI / UFMG - Elaboração de Minutas de Eliminação de Documentos - DIARQ

Elaboração de Minutas de Eliminação de Documentos

Que atividade é?

Elaboração de Minuta (s) de Listagem de Eliminação de Documentos (MLEDs), para aprovação da Comissão Permanente de Avaliação Central – CPAD-Central e dirigente máximo do órgão de acordo com os preceitos legais.

Quem faz?

Servidores das unidades acadêmicas ou administrativas da UFMG elaboram as Minutas de Listagem de Eliminação de Documentos e submetem ao presidente da Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos - CSPAD, cujos documentos de arquivo estão sob sua custódia. O presidente da CSPAD abre o processo no SEI Gestão de Documentos de Arquivo - Elaboração de Minuta de Eliminação de Documentos encaminhando à Diarq, conforme fluxo.

Como se faz? Possui fluxo já mapeado?

PROCEDIMENTOS ANTES DE ABRIR O PROCESSO NO SEI.

  1. O setor encaminha por meio de correio eletrônico à Diarq a(s) MLED(s) para análise em formato editável para facilitar as correções. Nesse momento não é necessário abrir processo no SEI.
  2. A Diarq encaminha orientação com os ajustes necessários para aprovação da (s) MLED.
  3. Os passos1 e 2 devem ser repetidos quantas vezes forem necessárias até que todas as inconsistências sejam sanadas e a equipe da Diarq informe ao setor/unidade que já pode elaborar a versão final das listagem para análise da CSPAD.

PROCEDIMENTO NO SEI.

  1. O presidente da CSPAD de sua respectiva unidade abrirá um único processo no SEI, criando e preenchendo o tipo documental Minuta de Listagem de Eliminação de Documentos com várias MLEDs dos diferentes setores, sendo um formulário por setor.
  2. Encaminhar para a Diarq.
  3. A Diarq dará ciências na(s) MLED(s) e enviará para os membros da CPAD- Central para análise e aprovação.
  4. Após a reunião da CPAD- Central e a(s) MLED(s) aprovada(s), a Diarq fará a versão final das MLEDs em outro processo transformando-as em listagens definitivas.

Que informações/condições são necessárias?

O processo Gestão de Documentos de Arquivo: Elaboração de Minuta de Listagem de Eliminação no SEI na unidade deve ser iniciado pelo presidente da CSPAD, após a devida análise das MLED's e com prévia ciência pela Diarq, de acordo com os instrumentos de gestão de documentos (Código de Classificação e Tabela de Temporalidade - atividade meio e fim).

Quais documentos são necessários?

  • Minuta(s) de Listagem de Eliminação de documentos.
  • Portaria de nomeação dos membros da comissão setorial permanente de avaliação de documentos.

Qual é a Base Legal?

  • LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991- Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. (Casa Civil)