Base de conhecimento

SEI / UFMG - Contabilidade e Finanças: Suprimento de Fundos - DCF-DAC

Contabilidade e Finanças: Suprimento de Fundos

Que atividade é?

Criação de processos, para fins de concessão de suprimento de fundos e sua respectiva prestação de contas.

Suprimento de Fundos é o adiantamento concedido a servidor, a critério do Ordenador de Despesa e sob sua inteira responsabilidade, com a finalidade de efetuar despesas que, pela sua excepcionalidade, não possam se subordinar ao processo normal de aplicação, isto é, não seja possível o empenho direto ao fornecedor ou prestador, na forma da Lei nº 4.320/64, precedido de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei nº 14.133/21.

Quem faz?

  O processo deverá ser aberto pelo servidor responsável por acompanhar a execução (Proponente) e tramitará pelos demais setores, conforme fluxo abaixo.

Como se faz? Possui fluxo já mapeado?

Deverá ser aberto um processo para cada concessão de suprimento de fundos.

Fluxograma disponível ao final deste documento.

Que informações/condições são necessárias?

  • As despesas com Suprimento de Fundos somente podem ser realizadas nas seguintes condições:

          a) atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapasse o limite estabelecido na Portaria MF nº 95/2002;

          b) atender a despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento (excluída nesse caso a possibilidade de uso do Cartão para o pagamento de bilhetes de passagens e diárias a servidores); 

          c) quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento, ou seja, os órgãos e entidades que executarem despesas sigilosas deverão possuir regramento próprio para tal.

  • O servidor suprido não poderá:

          a) ser responsável por mais de dois suprimentos;

          b) ter a seu cargo a guarda ou a utilização do material a adquirir,

          c) estar com pendências em concessões anteriores.

  • O suprido deve atender aos Princípios que regem a Administração Pública (Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e Eficiência), ao Princípio da Isonomia entre os fornecedores, da Economicidade (buscando sempre realizar a compra mais vantajosa para a Administração) e às legislações pertinentes ao tema;

  • É vedada a aquisição de material permanente por suprimento de fundos, conforme a Macrofunção Siafi 02.11.21 - Suprimento de fundos.

  • Os documentos fiscais devem ser anexados ao processo em ordem cronológica, à medida em que forem realizadas as compras/contratações, acompanhados do respectivo documento de ateste.

  • O ateste não pode ser feito pelo próprio Suprido. A comprovação das despesas realizadas deverá estar devidamente atestada por outro servidor que tenha conhecimento das condições em que estas foram efetuadas;

  • Prazo máximo de aplicação dos recursos: até 90 dias, contados a partir da data do ato de concessão do suprimento;

  • Prazo para prestação de contas: até 30 dias, contados a partir do 1º dia após o prazo de aplicação do suprimento. Reforçamos que 30 dias corridos é o prazo de entrega integral da prestação de contas (disponibilização de todos documentos por parte do suprido, análise da documentação entregue e realização de lançamentos contábeis no SIAFI).

  • A Nota de Empenho deverá possuir Modalidade de Licitação=09 (Suprimento de Fundos), subitem 96 (Pagamento Antecipado) e deverá informar, para cada caso, o amparo – Decreto 93.872/86 e um dos seguintes incisos: “01” para despesas eventuais, “02” para despesas de caráter sigiloso e “03” para despesas de pequeno vulto;

  • De acordo com o art. 10 da IN/SRF nº 1234/12, os pagamentos efetuados por meio de suprimento de fundos à pessoa jurídica são isentos de retenção dos impostos federais;

  • Caso haja contratação de serviços, o valor referente ao imposto sobre serviços, deverá ser retido do valor a ser pago ao prestador de serviço e recolhido por meio de documento DAR. Desta forma, o suprido deve atentar-se quanto ao valor referente ao ISS destacado na Nota Fiscal, ou seja, deve passar no cartão (CPGF) o valor líquido da nota fiscal e não o valor bruto, para que a Contabilidade providencie o recolhimento dos impostos por meio de documento DAR.

  • Caso o suprimento de fundos seja utilizado para contratação de serviços prestados por pessoa física, deve ser emitida nota de empenho na natureza de despesa 33.91.47 – Obrigações Tributárias e de Contribuições, sendo o favorecido do empenho a UG 510001 Gestão 57202, visando atender as despesas com contribuição previdenciária patronal. Estes valores devem ser considerados no cálculo dos limites para despesas de pequeno vulto.

Quais documentos são necessários?

  • "Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos" (preencher todos os campos) - disponível no SEI;

  • Nota de Empenho assinada digitalmente;

  • "Pedido de Material ou Serviço" com justificativa para cada compra/contratação, assinado digitalmente pelo Solicitante e Ordenador de Despesas;

  • Documentos originais (Nota Fiscal/Fatura/Recibo*/Cupom Fiscal), emitidos em nome do órgão, comprovando as despesas realizadas;

  • Documentos de Ateste (documentos fiscais);

  • Fatura do cartão;

  • Demonstrativo mensal de despesas emitido pelo Banco do Brasil;

  • Documento de ateste da Fatura;

  • Despacho da Contabilidade;

  • Despacho do Ordenador de Despesa;

  • Ordem Bancária (completa);

  • Documento de arrecadação do ISS (se houver).

  • Documento de arrecadação da contribuição previdenciária patronal (se houver).

  • Despacho Conformidade de gestão;

  • "Formulário Prestação de Contas Suprimento de Fundo" (preencher todos os campos) - disponível no SEI;

  • Comprovante de pagamento da GRU (se houver devolução);

  • Nota de Empenho de anulação;

  • Cópia da NS - Nota de Sistema de reclassificação e baixa dos valores não utilizados.

Obs: Recibos e faturas somente deverão ser aceitos para os casos em que o fornecedor estiver legalmente dispensado de emissão da Nota Fiscal. 

 

Qual é a Base Legal?

  • Lei Nº 4.320, de 17 de março de 1964 (Art. 68 e 69);

  • Decreto Nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986 ( Art. 45 a 47);

  • Decreto Nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005;

  • Decreto Nº 6.370, de 01 de fevereiro de 2008;

  • Decreto Nº 6.467, de 30 de maio de 2008;

  • Instrução Normativa Nº 04, da Secretaria do Tesouro Nacional, de 30 de agosto de 2004; 

  • Portaria Normativa Nº 1.344, do Ministério da Fazenda, de 31 de outubro de 2023;

  • Macrofunção SIAFI 02.11.21 – Suprimento de fundos.