Processo de transferência de documentos de arquivo e guia de transferência de documentos

Que atividade é?

Processo de transferir os documentos de arquivo das unidades acadêmicas e administrativas para um espaço reservado sob responsabilidade da Diretoria de Arquivos Institucionais - DIARQ.

Também poderá ser utilizado na transferência dos documentos dos setores de trabalho para o arquivo setorial nas unidades.

Quem faz?

A Diretoria de Arquivos Institucionais - DIARQ e as unidades participantes do processo que transferirão seus documentos.

Setores de trabalho e Arquivo Setorial.

Como se faz? Possui fluxo já mapeado?

Quando houver a necessidade de transferência de documentos, mediante acordo prévio entre a DIARQ e a(s) unidade(s), a DIARQ abrirá o processo Gestão de Documentos de Arquivo: Transferência de documentos incluindo um ofício de orientação e enviará para a unidade interessada, deixando-o aberto. O responsável da unidade pela transferência dos documentos irá preencher o tipo de documento Guia de Transferência de Documentos e disponibilizará em bloco de assinatura para que ele e um representante da DIARQ assinem conjuntamente, lembrando que a assinatura do documento só será feita após a conferência física dos documentos pela DIARQ . Após a assinatura de ambas as unidades a DIARQ incluirá um despacho informativo do processo como um todo e concluirá o processo.

O fluxo nas unidades fica a cargo do responsável pelo arquivo setorial.

Que informações/condições são necessárias?

Acordo prévio entre as unidades e preenchimento do tipo de documento Guia de Transferência de Arquivo.

Quais documentos são necessários?

Documento de intenção da unidade na transferência  dos documentos (e-mail, ofício);

Ofício de orientação da DIARQ às unidades participantes;

Guia de transferência corretamente preenchida e assinada;

Despacho informativo concluindo o processo.

Qual é a Base Legal?

Lei 8.159/1991

Portaria AN nº 47/2020