O SEI é uma ferramenta que tem suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos, proporcionando desta forma, a virtualização destes. Reduz o tempo de realização das atividades por permitir a atuação simultânea de várias unidades em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente. Apresenta-se como uma solução flexível para ser adaptada à realidade de órgãos da Administração Pública Federal, independente dos processos e fluxos de trabalho.

Sim. O SEI é um sistema 100% web e pode ser acessado de qualquer lugar da Internet, não necessitando ser instalado no computador. O aplicativo pode ser baixado em lojas oficias como Google Play e Apple Store.

O SEI é compatível com Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer/Edge, porém apresenta maior compatibilidade com o Firefox (recomendado). Caso você observe problemas no preenchimento de documentos, experimente utilizar o Firefox.

Não. Nesta primeira fase de implantação serão inseridos no SEI processos que não possuem, atualmente, uma solução informatizada para sua produção e tramitação. Os sistemas já utilizados por cada unidade deverão continuar em operação e, quando for necessário tramitar documentos produzidos por esses sistemas, esses documentos deverão ser transformados em PDF para que possam compor processos no SEI. A partir desse momento, poderão continuar seu trâmite normal em meio eletrônico.

Sim.

Os processos já encerrados não precisarão ser incluídos no SEI neste momento. Os processos que estão em andamento em sua forma física poderão continuar tramitando em meio físico ou serem digitalizados para o SEI, ficando a critério do responsável pelo processo. No entanto é importante lembrar que no caso de documentos digitalizados os originais são os documentos em papel. Logo, não devem ser eliminados até findado seu prazo de temporalidade de guarda, pois podem ser requisitados para verificação de autenticidade.

O SEI é acessado pela URL: sei.ufmg.br/sei , utilizando login e senha minhaUFMG.

Todo servidor tem acesso ao setor de seu local de exercício cadastrado no Siape.
Cargos de chefia tem acesso aos setores chefiados também. Funcionários terceirizados que necessitem acessar o sistema devem requerer cadastro.

Entrar em contato com a direção da unidade para providenciar portaria de remoção interna. A portaria será recebida pelo DAP/ProRH que fará a alteração no SIAPE e autorizará a liberação do acesso no SEI.

Deve-se entrar em contato através do e-mail sei@ufmg.br. Solicitações deste tipo só serão aceitas provenientes do e-mail institucional do diretor da unidade ou chefe imediato.

Alguns usuários têm permissão de acesso em mais de uma unidade (chefias, por exemplo). Para trocar a unidade de acesso há uma caixa de seleção no canto superior direito do SEI. Nela aparecem todas a unidades que o usuário pode acessar. Para trocar, basta selecionar a unidade desejada.

Não. Porém, essa é uma característica bastante positiva do sistema, pois isso permite que o SEI se adapte facilmente a diferentes contextos e instituições. O SEI proporciona a realização de um eficiente fluxo de trabalho de forma inovadora, já que não é mais necessário que o processo tenha um fluxo linear. Isso quer dizer que um mesmo processo pode ser acessado por diferentes unidades simultaneamente, o que gera maior produtividade e redução de prazos.

Caso o documento não seja assinado na sua unidade, o mesmo será considerado como uma minuta. Para que outra(s) unidade(s) possa(m) assinar o documento, é necessário colocá-lo em um Bloco de Assinatura, disponibilizando-o para a(s) outra(s) unidade(s). Esta assinatura ocorre pela função “Bloco de Assinatura”. Para tanto, é necessário selecionar um documento dentro de um processo e criar um bloco de assinatura (barra de ferramenta -> novo). Para o novo bloco de assinatura coloque uma descrição, selecione as unidades de disponibilização e inclua o documento selecionado e tantos outros quanto necessário.
Caso necessário, avise a(s) outra(s) unidade(s) que existem documentos a serem assinados por ela(s).

Informações sobre o processo podem ser verificadas na base de conhecimento, dentro do próprio SEI, ou com o gestor do processo (responsável pelo processo). Para dúvidas de como iniciar um processo acesse os manuais e cursos indicados neste site.

O SEI não automatiza o fluxo do processo, então o usuário que deve informar para onde o processo deve ir. Esta informação pode ser obtida na base de conhecimento ou com o gestor do processo ou por meio das instruções contidas nos documentos e formulários de processos de pessoal.

A base de conhecimento é uma função existente no SEI para auxiliar na elaboração de processos . As bases são vinculadas aos tipos de processo e contém orientações sobre os mesmos. O acesso à base de conhecimento se dá através do “B” ao lado do número do processo ou pelo menu base de conhecimento.

O sistema não permite o trâmite de documentos avulsos. Todo documento deverá estar contido em um processo criado previamente.

Não. Só é possível atribuir processos para pessoas que estão habilitadas para a sua unidade.

Processos de acesso público: podem ser acessados por qualquer usuário cadastrado no SEI.
Processos de Acesso Restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou;
Processos de Acesso Sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI sobre o processo;
PS: Credencial de Acesso SEI: credencial gerada no âmbito do SEI que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso Sigiloso.

Após realizar todas as atividades necessárias no processo e não tendo para quem enviar, deve-se concluir o processo na Unidade. Normalmente seções ou divisões de arquivo devem ser responsáveis por isso.

A opção “concluir processo” neste momento em que o módulo de “Arquivamento” do SEI não está liberado para uso, e por isso ainda não o adotamos no âmbito da UFMG, tem por um dos objetivos impedir que os processos fiquem acumulados na caixa/página “Controle de Processos” gerando falsas estatísticas de processo não concluídos.
Um processo “concluído” não está “arquivado”, mas somente encerrado porque cessou o trâmite. Como não está arquivado, qualquer seção ou divisão na qual ele tramitou pode reabrir um processo concluído sem precisar acionar o Arquivo, apenas clicando no botão “Reabrir Processo”.
O “perfil de arquivamento” existe no SEI e trata do arquivamento das vias físicas dos documentos digitalizados, portanto não envolve os processos nato-digitais. estas questões serão atendidas pelo módulo de arquivamento assim que homologado.

O documento interno é o documento gerado a partir do editor do próprio sistema . Os documentos externos são documentos não gerados no SEI, podem ser digitalizados ou nos vários formatos que podem ser importados para o sistema.

O usuário poderá digitalizar documentos desde que cumpra os critérios requeridos no ato normativo que será publicado.
Caso o usuário não disponha de recursos para digitalizar os documentos de acordo como as disposições técnicas requeridas, o setor responsável pela abertura ou pelo andamento do processo deverá disponibilizar equipamento.
Ao realizar a digitalização (e fazer o upload no SEI) o usuário não está isento de apresentar o documento original para conferência e ateste junto ao setor responsável.

Assinatura eletrônica (digital) é uma modalidade de assinatura permitida por meio de acesso ao sistema usando seu login e senha ou certificado digital. Ela garante a integridade do documento e comprova sua autoria. Os documentos assinados no SEI exibirão as assinaturas eletrônicas ao fim da página, juntamente com uma sequência numérica que não se repete nem mesmo em documentos emitidos pela mesma autoridade e cuja autenticidade pode ser verificada.

A senha a ser utilizada é a mesma do minhaUFMG.

De acordo com o § 3 do artigo 3º da Portaria Nº 062, de 18 de maio de 2017, a assinatura cadastrada, realizada por login e senha, tem a mesma validade da assinatura digital, realizada por meio de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada no ICP-Brasil.

É uma pessoa que não está possui login minhaUFMG, mas que é necessário interagir com o SEI.

O processo de Divulgação e Comunicação Interna deve ser utilizado para comunicações sociais de caráter geral que não impliquem em processos complexos. Isto é, pode ser usado para comunicações e pedidos rotineiros, por exemplo: divulgação de boletins administrativos e de serviços, circulares, comunicados, clipping, etc.

No entanto, não deve ser utilizado indiscriminadamente. Por exemplo: uma alteração de férias fora do prazo que é feita mediante ofício ou a entrega do comprovante para ressarcimento de plano de saúde não devem ser registrados como uma comunicação interna. Para esses casos serão criados tipos de processos específicos ao longo da implantação do SEI.