SEI/UFMG - 0426515 - Ofício Circular

PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE E FINANÇAS

C/c:
Responsáveis pelos Setores Contábeis e Financeiros
Responsáveis pelos Setores de Patrimônio
Responsáveis pelos Setores de Almoxarifado
Responsáveis pelas Bibliotecas

Cumprimentando cordialmente V.Sas, e com o objetivo de encerrar o exercício financeiro em conformidade com a legislação vigente, bem como a elaboração da Prestação de Contas da UFMG relativa ao exercício de 2020, o Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF/UFMG vem solicitar a V.S.ª providências junto aos setores competentes dessa Unidade Gestora, observando-se as instruções a seguir:

1.1 Para as obras concluídas em 2020 solicitamos encaminhar a este DCF, até o dia 07/12/2020, o TERMO DE ACEITAÇÃO DEFINITIVO DA OBRA, elaborado em cumprimento ao artigo 73, Inciso I da Lei 8.666/93, descrevendo o valor de cada obra e da área em m², para providências contábeis e providencias junto ao SPIUNET.

1.2 Para as obras não finalizadas em 2020 solicitamos encaminhar a este DCF planilha de controle contendo todas as obras, totalizando o valor registrado na conta contábil 123210601. A informação deve conter no mínimo: Nome da obra, local, construtor, valor empenhado, valor já executado no SIAFI, o valor ainda a executar e a expectativa de duração da obra.

As informações sobre Obras em Andamento deverão ser encaminhadas para o e-mail dcf-dc@dcf.ufmg.br.

Encaminhar a este DCF até o dia 16/12/2020, impreterivelmente, via SEI - Sistema Eletrônico de Informações, os Relatórios RMA relativo ao mês de dezembro/2020 dos almoxarifados, devidamente contabilizados no SIAFIWeb, para análise e conferência do fechamento contábil de cada Unidade Gestora. Para realização dos lançamentos contábeis e conferência do almoxarifado, utilizar a conta contábil: 11561.01.00 - ALMOXARIFADO - MATERIAIS DE CONSUMO.

Obs.: Devido ao prazo para lançamentos do almoxarifado, as liquidações no SIAFIWeb deverão ser efetuadas até a data do fechamento do sistema de almoxarifado.

Após os lançamentos contábeis e envio dos relatórios do almoxarifado relativos a dezembro/2020 para o DCF, o processo SEI deverá ser encerrado em todos os departamentos da Unidade Gestora, sendo vedada a inclusão de novos relatórios. Para a inserção dos relatórios do exercício de 2021 um novo processo no SEI deverá ser criado.

Encaminhar o Inventário em conformidade com a legislação vigente e as demais peças da prestação de contas dos almoxarifados até 08/01/2021, conforme as instruções para encerramento do exercício 2020 disponíveis no site da PROPLAN. Em função do trabalho remoto o inventário deverá ser digitalizado e encaminhado para o e-mail dcf-dc@dcf.ufmg.br.

O inventário do Acervo Bibliográfico juntamente com o relatório de depreciação por conta e data de cadastro, relativos ao mês de dezembro, deverão ser enviados ao DCF via sistema SEI, até o dia 16/12/2020, impreterivelmente, devidamente contabilizados no SIAFIWeb, para análise e conferência do fechamento contábil de cada Unidade Gestora.

Após o envio dos relatórios de dezembro/2020 para o DCF o processo SEI relativo ao acervo bibliográfico deverá ser encerrado em todos os departamentos da Unidade Gestora, sendo vedada a inclusão de novos relatórios. Para a inserção dos relatórios do exercício de 2021 um novo processo SEI deverá ser criado.

Os relatórios RMB (SICPAT), referentes ao mês de dezembro/2020 e os relatório anuais deverão ser enviados ao DCF via sistema SEI, até o dia 16/12/2020, impreterivelmente, devidamente contabilizados no SIAFIWeb, para análise e conferência do fechamento contábil de cada Unidade Gestora. O relatório anual deverá ser incluído no mesmo processo SEI utilizado para envio dos relatórios mensais, observando as instruções para encerramento do exercício 2020 disponíveis no site da PROPLAN.

Após o envio dos relatórios RMB de dezembro/2020 e relatório anuais para o DCF, o processo SEI relativo ao patrimônio deverá ser encerrado em todos os departamentos da Unidade Gestora, sendo vedada a inserção de novos relatórios. Para a inserção dos relatórios do exercício de 2021 um novo processo SEI deverá ser criado.

Obs.: Devido ao prazo para lançamentos do patrimônio, as liquidações no SIAFIWeb deverão ser efetuadas até a data do fechamento do sistema de Patrimônio.

O Inventário de Bens Móveis, devidamente elaborado em conformidade com a legislação vigente, deverá permanecer na Unidade Gestora à disposição da CGU - Controladoria Geral da União, que poderá solicitá-lo em auditoria anual. O Gestor deverá ainda mantê-lo arquivado por 05 (cinco) anos a partir do julgamento das contas do gestor pelo Tribunal de Contas da União, em conformidade como o Parágrafo 5º artigo do artigo 139, do Decreto 93.872 de 23/12/1986. Antes de adotar qualquer medida relativa ao documento consultar o DCF previamente sobre a data da aprovação das contas da UFMG.

Conforme Ofício Circular Nº 15/2020/DCF-SAD/DCF/PROPLAN-UFMG, as Unidades Gestoras que possuem registros na conta 12411.01.01 - SOFTWARES COM VIDA ÚTIL DEFINIDA devem encaminhar a este DCF as informações relativas aos Softwares registrados por meio de planilha de controle de software. A planilha deve ser incluída no processo SEI 23072.228958/2020-77, impreterivelmente até o dia 16/12/2020, conforme as orientações do Ofício Circular mencionado. As unidades que ainda não prestaram as informações deverão inserir a informação no processo.

Obs.: As unidades que já incluíram a planilha ao processo, porém tiveram alterações no valor da conta SOFTWARES deverão substituir a planilha por uma versão atualizada.

Conforme informações presentes no Ofício Circular DCF 010/2018 de 04/09/2018, o registro contábil dos contratos em contas de controle no SIAFI é obrigatório. No encerramento do exercício as Unidades Gestoras deverão proceder à análise das contas de controle da execução de contratos firmados e, caso necessário, efetuar os ajustes dos respectivos contratos vigentes. Os ajustes deverão ser realizados até o dia 31/12/2020 sendo que os valores dos contratos que não estiverem em vigor deverão ser baixados.

A relação das contas de direitos e obrigações contratuais do SIAFI a serem analisadas, bem como as instruções para registro contábil de contratos no SIAFIWeb, constam nas instruções para encerramento do exercício 2020 disponíveis no site da PROPLAN.

Essas orientações estão em conformidade com as normas da STN, pautadas nas recomendações da CGU - Controladoria Geral da União e ainda nas determinações e recomendações do Acórdão 1793/2011 do TCU (plenário).

7. AJUSTES, REGULARIZAÇÕES E VERIFICAÇÕES FEITAS PELAS UNIDADES GESTORAS:

As seções de contabilidade deverão manter em caráter diário o acompanhamento e análise das contas contábeis das Unidades Gestoras no SIAFI uma vez que determinadas contas deverão ter seus valores zerados ou conciliados até dia 31/12/2020. Os grupos das principais contas contábeis e serem analisados constam nas instruções para encerramento do exercício 2020 disponíveis no site da PROPLAN.

As transações “CONDESAUD” (consultar desequilíbrio de equação de auditor - SIAFIWeb) e “>BALANCETE” (SIAFI Operacional) deverão ser acompanhadas diariamente pelas Unidades Gestoras até o dia 04/01/2021, visando a realização das equações, de forma a evitar restrições contábeis para a UFMG.

A Declaração da Contabilidade, assinada digitalmente por meio de certificado digital, deverá ser encaminhada a este DCF, no e-mail dcf-dc@dcf.ufmg.br, até o dia 05/01/2021. Os links para acesso aos modelos da declaração constam nas instruções para encerramento do exercício 2020 disponíveis no site da PROPLAN.

Esclarecemos que a realização de inventários é prática importante que visa verificar, dentre outras coisas, se os valores registrados na contabilidade condizem com a realidade patrimonial, sendo um dos suportes para realizar a conformidade contábil da UFMG no SIAFI e também para a Declaração do Contador. Além disso, o DCF desconhece qualquer orientação dos órgãos superiores dispensando a realização de inventários neste ano de 2020. Sendo assim, eventualmente, se houver algum impedimento para realização dos inventários solicitados nesse comunicado, o ordenador de despesa deverá justificar formalmente tal fato ao contador responsável da unidade. Essa justificativa deverá ser feita por ofício e encaminhada juntamente com a declaração do contador para o e-mail dcf-dc@dcf.ufmg.br.

ELIZIO MARCOS DOS REIS
Diretor do Departamento de Contabilidade e Finanças da UFMG

MACILENE GONÇALVES DE LIMA
Pró-Reitora Adjunta de Planejamento e Desenvolvimento da UFMG

Documento assinado eletronicamente por Elizio Marcos dos Reis, Diretor(a), em 23/11/2020, às 16:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Macilene Goncalves de Lima, Pró-reitor(a) adjunto(a), em 23/11/2020, às 16:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufmg.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0426515 e o código CRC 246880C2.