SEI/UFMG - 1914778 - Ofício Circular

C/c:
Responsáveis pelos Setores Contábeis e Financeiros
Responsáveis pelos Setores de Patrimônio
Responsáveis pelos Setores de Almoxarifado
Responsáveis pelas Bibliotecas

Com o objetivo de encerrar o exercício financeiro em conformidade com a legislação vigente, bem como a elaboração da Prestação de Contas da UFMG relativa ao exercício de 2022, o Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF/UFMG vem solicitar a V.S.ª providências junto aos setores competentes dessa Unidade Gestora, observando-se as instruções a seguir:

Para as obras concluídas em 2022 solicitamos encaminhar ao DCF, até o dia 09/12/2022, o TERMO DE ACEITAÇÃO DEFINITIVO DA OBRA, elaborado em cumprimento ao artigo 73, Inciso I da Lei 8.666/93, descrevendo o valor de cada obra e da área em m², para providências contábeis e providencias junto ao SPIUNET.

Para as obras não finalizadas em 2022 solicitamos encaminhar ao DCF a planilha de controle das obras, totalizando o valor registrado na conta contábil 12321.06.01. A informação deve conter no mínimo: Nome da obra, local, construtor, valor empenhado, valor já executado no SIAFI, o valor ainda a executar e a expectativa de duração da obra.

As informações sobre Obras em Andamento deverão ser encaminhadas para o e-mail dcf-dc@dcf.ufmg.br.

Encaminhar ao DCF até o dia 21/12/2022, impreterivelmente, via SEI! - Sistema Eletrônico de Informações, os Relatórios RMA relativos ao mês de dezembro/2022 dos almoxarifados, devidamente contabilizados no SIAFIWeb, para análise e conferência do fechamento contábil da Unidade Gestora. Para realização dos lançamentos contábeis e conferência do almoxarifado, utilizar a conta contábil: 11561.01.00 - ALMOXARIFADO - MATERIAIS DE CONSUMO.

Obs.: Em função do prazo para lançamentos no sistema de almoxarifado, as liquidações no SIAFIWeb deverão ser efetuadas antes da data do fechamento do sistema. A data do fechamento do sistema deverá ser verificada com o responsável pela seção de almoxarifado da unidade gestora.

Após a inclusão dos relatórios do almoxarifado relativos a dezembro/2022 e envio para o DCF, o processo SEI! deverá ser encerrado em todos os departamentos da Unidade Gestora, sendo vedada a inclusão de novos documentos. A inclusão dos relatórios do exercício de 2023 deverá ser realizada em um novo processo SEI! criado pela unidade gestora em janeiro de 2023.

O Inventário de almoxarifado, em conformidade com a legislação vigente, e as demais peças da prestação de contas dos almoxarifados deverão ser encaminhadas ao DCF por meio de processo SEI! até dia 06/01/2023, conforme as instruções para encerramento do exercício 2022 disponíveis no site da PROPLAN.

O inventário do Acervo Bibliográfico e o relatório de depreciação relativos ao mês de dezembro deverão ser enviados ao DCF por meio do SEI! até o dia 21/12/2022, impreterivelmente. Os dados dos relatórios devem estar devidamente contabilizados no SIAFIWeb, para análise e conferência do fechamento contábil da Unidade Gestora.

Após a inclusão dos relatórios de dezembro/2022 e do seu envio para o DCF, o processo SEI! deverá ser encerrado em todos os departamentos da Unidade Gestora sendo vedada a inclusão de novos documentos. A inclusão dos relatórios do exercício de 2023 deverá ser realizada em novo processo SEI! criado pela unidade gestora em janeiro de 2023.

Os relatórios RMB (SICPAT), referentes ao mês de dezembro/2022 e os relatórios anuais deverão ser enviados ao DCF via sistema SEI!, até o dia 21/12/2022, impreterivelmente. Os dados dos relatórios devem estar devidamente contabilizados no SIAFIWeb, para análise e conferência do fechamento contábil da unidade gestora.

O relatório anual de 2022 deverá ser incluído no mesmo processo SEI! utilizado para envio dos relatórios mensais, observando as instruções para encerramento do exercício 2022 disponíveis no site da PROPLAN.

Após o envio dos relatórios RMB de dezembro/2022 e relatório anual para o DCF, o processo SEI! relativo ao patrimônio deverá ser encerrado em todos os departamentos da Unidade Gestora, sendo vedada a inserção de novos relatórios. A inclusão dos relatórios do exercício de 2023 deverá ser realizada em novo processo SEI! criado pela unidade gestora em janeiro de 2023.

Obs.: Devido ao prazo para lançamentos do patrimônio, as liquidações no SIAFIWeb deverão ser efetuadas até a data do fechamento do sistema de Patrimônio. A data do fechamento do sistema deverá ser verificada com o responsável pela seção de patrimônio da unidade gestora.

O Inventário de Bens Móveis, devidamente elaborado em conformidade com a legislação vigente, deverá ser disponibilizado ao DCF por meio do SEI! até o dia 06/01/2023, impreterivelmente. Além disso, esse inventário deverá permanecer na Unidade Gestora à disposição da CGU - Controladoria Geral da União, que poderá solicitá-lo em auditoria anual. O Gestor deverá ainda mantê-lo arquivado por 05 (cinco) anos a partir do julgamento das contas do gestor pelo Tribunal de Contas da União, em conformidade como o Parágrafo 5º do artigo 139, do Decreto 93.872 de 23/12/1986. Antes de adotar qualquer medida relativa à eliminação dos documentos consultar o DCF previamente sobre a data da aprovação das contas da UFMG.

As Unidades Gestoras que dispõe de registros na conta 12411.01.01 - SOFTWARES COM VIDA ÚTIL DEFINIDA devem encaminhar ao DCF as informações relativas aos Softwares controlados por meio do preenchimento da Planilha de Composição de Software, conforme o modelo disponível no site do DCF/PROPLAN.

Destacamos a atualização da planilha de softwares com a inclusão da coluna “Proceder Baixa Contábil?”, onde a unidade gestora indicará os softwares não utilizados e/ou obsoletos a serem baixados contabilmente pelo DCF antes do encerramento do exercício de 2022.

Ressaltamos a importância do preenchimento das informações da forma mais completa e correta possível, dada sua importância para a avaliação da consistência dos registros contábeis com as normas estabelecidas pelo Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público – MCASP e manuais SIAFI. Tais informações servirão também como base para o futuro registro dos bens intangíveis da UFMG no Sistema Integrado de Administração de Serviços – SIADS.

Uma vez preenchida, a planilha deverá ser salva em formato PDF, assinada com certificado digital pelo responsável do setor de contabilidade e pelo ordenador de despesas e enviada para o e-mail dcf-dc@dcf.ufmg.br até o dia 21/12/2022.

Conforme informações presentes no Ofício Circular DCF 010/2018 de 04/09/2018, o registro contábil dos contratos em contas de controle no SIAFI é obrigatório. No encerramento do exercício as Unidades Gestoras deverão proceder à análise das contas de controle da execução de contratos firmados e, caso necessário, efetuar os ajustes dos respectivos contratos vigentes. Os ajustes deverão ser realizados até o dia 30/12/2022, sendo que os valores dos contratos que não estiverem em vigor deverão ser baixados.

A relação das contas de direitos e obrigações contratuais do SIAFI a serem analisadas, bem como as instruções para registro contábil de contratos no SIAFI Web, consta nas instruções para encerramento do exercício 2022 disponíveis no site da PROPLAN.

Essas orientações estão em conformidade com as normas da STN, pautadas nas recomendações da CGU - Controladoria Geral da União e ainda nas determinações e recomendações do Acórdão 1793/2011 do TCU (plenário).

As seções de contabilidade deverão manter em caráter diário o acompanhamento e análise das contas contábeis das Unidades Gestoras no SIAFI uma vez que determinadas contas deverão ter seus valores zerados ou conciliados até dia 30/12/2022. Os grupos das principais contas contábeis e serem analisados constam nas instruções para encerramento do exercício 2022 disponíveis no site da PROPLAN.

As transações “CONDESAUD” (consultar desequilíbrio de equação de auditor - SIAFIWeb) e “>BALANCETE” (SIAFI Operacional) deverão ser acompanhadas diariamente pelas Unidades Gestoras até o dia 31/12/2022, visando à regularização das equações, de forma a evitar restrições contábeis para a UFMG.

ELIZIO MARCOS DOS REIS
Diretor do Departamento de Contabilidade e Finanças da UFMG

MACILENE GONÇALVES DE LIMA
Pró-Reitora Adjunta de Planejamento e Desenvolvimento da UFMG

Documento assinado eletronicamente por Elizio Marcos dos Reis, Diretor(a) de departamento, em 24/11/2022, às 12:24, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 5º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

Documento assinado eletronicamente por Macilene Goncalves de Lima, Pró-reitor(a) adjunto(a), em 24/11/2022, às 12:41, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 5º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufmg.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1914778 e o código CRC 9FE69340.