Contabilidade e Finanças: Telefonia
Que atividade é?
Pagamento de despesa com serviços de telefonia (fixa e móvel).
Quem faz?
O processo deverá ser aberto pelo Setor de Contabilidade / Financeiro do CECOM e das Unidades Hospital das Clínicas, Museu e Montes Claros e tramitará pelos demais setores, conforme fluxo abaixo.
Deverá ser aberto um novo processo a cada exercício financeiro, devendo ser seguido o princípio da competência.
As notas/faturas pagas no início do exercício que são referentes ao exercício anterior devem constar no processo a que se referem.
Como se faz? Possui fluxo já mapeado?
Fluxogramas disponíveis ao final deste documento.
Que informações/condições são necessárias?
- O Contrato com as operadoras de telefonia é realizado através do CECOM (Centro de Computação) - UG: 153258, sendo o órgão responsável pela gestão dos recursos e serviços de telefonia (fixa e móvel), no âmbito da UFMG.
- O pagamento dos serviços relacionados às Unidades Acadêmicas Gestoras interligadas ao sistema de telefonia da Universidade é providenciado pelo CECOM, após o devido repasse de recursos pelas respectivas Unidades.
- Nas Unidades Hospital das Clínicas, Museu e Montes Claros o pagamento é feito de forma descentralizada, pelas próprias Unidades, com acompanhamento e orientação do CECOM.
* FLUXO DO PAGAMENTO DE TELEFONIA REALIZADO DE FORMA CENTRALIZADA PELO CECOM:
- A Contabilidade do CECOM cria o processo "Contabilidade e Finanças - Telefonia" no SEI.
- Verifica validade das Certidões (se necessário) - Consulta ao:
* SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores);
* CADIN (Cadastro Informativo de créditos não quitados do setor público federal);
* CEIS (Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas); e/ou Certidões Federais para o pagamento. No caso de inadimplência de alguma delas, executar a notificação formal.
- A Contabilidade emite o Empenho e anexa ao processo a NE assinada digitalmente.
- A Analista do CECOM faz a conferência, anexa as Faturas, o detalhamento de cada fatura e o ateste de Análise Financeira. Envia o processo ao DRC/CECOM para inclusão de ateste. Enquanto este processo continuará a tramitar conforme fluxo abaixo, a Analista do CECOM criará outros processos (um para cada unidade), para realizar a apuração de custos e ressarcimentos (ver descrição abaixo).
- A DRC / CECOM inclui documento "Ateste de serviço", assina e retorna o processo à Contabilidade.
- A Contabilidade confere a documentação, inclui "Despacho da Contabilidade" e assina eletronicamente.
- Em seguida, cria no SEI o documento “Despacho do Ordenador” e disponibiliza em bloco de assinatura.
- O Ordenador de Despesas recebe e ordena a despesa, assinando o Despacho.
- A Contabilidade verifica as retenções tributárias e realiza a liquidação da despesa no SIAFI.
- Atualiza Certidões (se necessário).
- Realiza o pagamento da despesa, gera documentos eletrônicos no SIAFI (OB, DARF) e anexa ao processo.
- Envia para Conformidade de Gestão.
- O Conformista analisa a documentação, realiza o registro da Conformidade de Gestão no SIAFI e inclui "Despacho Conformidade de Gestão" assinado mensalmente.
* APURAÇÃO DE CUSTOS E RESSARCIMENTO:
- Analista do CECOM cria processo do tipo "Contabilidade e Finanças - Telefonia" (um por Unidade) com as informações da apuração dos custos de cada Unidade;
- Anexa os Relatórios do Sistema de Telefonia do CECOM e a Planilha do Rateio;
- Envia correspondência eletrônica, via SEI, com o valor a ser repassado por cada Unidade;
- Envia o processo às Unidades para que anexem as Notas de Crédito, o Ateste de Uso do Serviço de Telefonia e as GRU´s (se for o caso);
- No caso de ressarcimento de Terceiros, a Analista de Contas anexa as GRU´s dos ressarcimentos.
* FLUXO DO PAGAMENTO DE TELEFONIA FEITO DE FORMA DESCENTRALIZADA PELAS UNIDADES HOSPITAL DAS CLÍNICAS, MUSEU E MONTES CLAROS (FLUXO 3):
- A Contabilidade cria o processo "Contabilidade e Finanças - Telefonia" no SEI e vincula ao processo de licitação do CECOM.
- Verifica validade das Certidões (se necessário) - Consulta ao:
* SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores);
* CADIN (Cadastro Informativo de créditos não quitados do setor público federal);
* CEIS (Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas); e/ou Certidões Federais para o pagamento. No caso de inadimplência de alguma delas, executar a notificação formal.
- A Contabilidade emite o Empenho e anexa ao processo a NE assinada digitalmente.
- Encaminha o processo à Analista Financeira do CECOM que fará a conferência, anexará as faturas, o detalhamento de cada fatura e o ateste de análise financeira. Devolve o processo à Unidade.
- O responsável pela Telefonia da Unidade inclui documento do tipo "Ateste de serviço", assina eletronicamente e retorna o processo à Contabilidade.
- A Contabilidade confere a documentação, inclui "Despacho da Contabilidade" e assina eletronicamente.
- Em seguida, cria no SEI o documento “Despacho do Ordenador” e disponibiliza em bloco de assinatura.
- O Ordenador de Despesas recebe e ordena a despesa, assinando o Despacho.
- A Contabilidade verifica as retenções tributárias e realiza a liquidação da despesa no SIAFI.
- Atualiza Certidões (se necessário).
- Realiza o pagamento da despesa, gera documentos eletrônicos no SIAFI (OB, DARF) e anexa ao processo.
- Envia para Conformidade de Gestão.
- O Conformista analisa a documentação, realiza o registro da Conformidade de Gestão no SIAFI e inclui "Despacho Conformidade de Gestão" assinado mensalmente.
Quais documentos são necessários?
Anexar ao processo:
- Nota de Empenho assinada digitalmente. Sempre que houver reforço ou um novo empenho, este deverá constar no processo de pagamento;
- Faturas das operadoras de telefonia;
- Relatório de apuração de custos especificando o valor a ser repassado por cada Unidade;
- Ateste de Serviço;
- Despacho da Contabilidade;
- Despacho do Ordenador de Despesas;
- Comprovantes de consulta ao SICAF, CADIN, CEIS e/ou certidões federais, estaduais e municipais. No caso de irregularidade em alguma certidão, o fornecedor deverá ser notificado formalmente. A notificação deverá ser enviada através de e-mail dentro do próprio SEI, conforme modelo disponível na página da DAC/DCF;
- Documentos Eletrônicos gerados no SIAFI (OB, DARF);
- Despacho Conformidade de Gestão.
Qual é a Base Legal?
- Lei nº8.666, de 21 de Junho de 1993.
- Portaria UFMG nº013, de 18 de Abril de 2008.
* FLUXO 1: PAGAMENTO DE TELEFONIA REALIZADO DE FORMA CENTRALIZADA PELO CECOM
* FLUXO 2: APURAÇÃO DE CUSTOS E RESSARCIMENTO
* FLUXO 3: PAGAMENTO DE TELEFONIA FEITO DE FORMA DESCENTRALIZADA PELAS UNIDADES HOSPITAL DAS CLÍNICAS, MUSEU E MONTES CLAROS
