Eliminação de Documentos
Que atividade é?
Incluem-se documentos referente à eliminação de documentos arquivísticos, após a aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Central – CPAD-Central e dirigente máximo do órgão de acordo com os preceitos legais.
Quem faz?
Após a reunião da CPAD Central, e as minutas de listagens de eliminação de documentos serem aprovadas, os servidores da Diretoria de Arquivos Institucionais – Diarq, abrirá um novo processo no SEI Gestão de Documentos de Arquivo - Eliminação de Documentos.
Como se faz? Possui fluxo já mapeado?
1.A Diarq abrirá um único processo Gestão de Documentos de Arquivo: Eliminação de Documentos com todas as listagens que foram aprovadas pela CPAD Central, em reunião lavrada em ata. Disponibilizará em bloco de assinaturas aos responsáveis (presidente da CSPAD, diretor da unidade, o presidente da CPAD central e a reitora).
2. A Diarq fará a ata da reunião da CPAD Central, e disponibilizará em bloco de assinatura para os membros assinarem.
3. A Diarq irá elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, disponibilizará para o presidente da CPAD Central assinar e publicar no boletim de serviços da UFMG e no DOU.
4. Fazer upload em pdf do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos publicado no DOU.
5. Anexar documentos comprobatórios emitidos pelo TCU referentes as prestações de contas aprovadas dos anos que forem necessários.
6. Após a eliminação dos documentos, a Diarq elaborará o Termo de Eliminação de Documentos, envia para o presidente da CPAD Central assinar e publica no boletim de serviços da UFMG.
7. Relacionar com o processo Gestão de Documentos de Arquivo: Minuta Listagem de Eliminação de Documentos (MLED).
8. Concluir o processo.
Que informações/condições são necessárias?
O processo Gestão de Documentos de Arquivo: Eliminação de Documentos no SEI deve ser iniciado pela Diarq, após a aprovação das Minutas Listagens de Eliminação de Documentos serem aprovadas pela CPAD Central.
Quais documentos são necessários?
- Despacho;
- Listagem de Eliminação de documentos;
- Portaria de nomeação dos membros da CPAD Central;
- Ata da reunião da CPAD Central;
- Edital de Ciência de Eliminação de Documentos publicado no DOU;
- Extrato da página do sítio eletrônico do TCU, ou certidão emitida pelo TCU, ou publicação do acórdão do TCU.
- Termo de Eliminação de Documentos.
Qual é a Base Legal?
- LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991- Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências (Casa Civil)
- RESOLUÇÃO Nº 44, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2020 - Dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 (Conarq)
- RESOLUÇÃO Nº 45, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2020 - Revoga as Resoluções nº 14, de 24 de outubro de 2001; nº 21 de 4 de agosto de 2004 e nº 35, de 11 de dezembro de 2012 (Conarq)
- PORTARIA Nº 47, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2020 - Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. (Conarq)
- Para mais informações, consultar página da Diarq - www.ufmg.br/info, ramal 3841 / 3844, email: info@diarq.ufmg.br