Contabilidade e Finanças: Reembolso/Ressarcimento
Que atividade é?
Reembolso de despesa ao servidor, desde que atendidas as legislações vigentes.
Quem faz?
O processo deverá ser aberto pelo próprio servidor interessado e tramitará pelos demais setores, conforme fluxo abaixo.
Como se faz? Possui fluxo já mapeado?
Deverá ser aberto um processo para cada reembolso/ressarcimento e o empenho deverá ser nominal.
Fluxograma disponível ao final deste documento.
Que informações/condições são necessárias?
- O pagamento de que trata esta Base de Conhecimento deverá estar pautado nos Princípios Constitucionais da Administração Pública: princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade, no que estabelece o art. 26 da Lei Complementar 101/00 e na Orientação Normativa AGU nº 04/2009;
- Este processo de reembolso destina-se, principalmente, a ressarcir servidores pelo valor pago a título de taxa de inscrição em eventos científicos internacionais, ou para publicação de trabalhos científicos em revistas internacionais, quando não for possível ou for mais oneroso o pagamento diretamente pela Universidade, em atendimento ao Princípio da Economicidade.
- Ressaltamos que a realização de pagamento via reembolso de despesas deve ser sempre justificada e não deve ser utilizada como forma de "burlar" os procedimentos licitatórios estabelecidos nas legislações vigentes. Em regra, para execução da despesa deve-se haver licitação e o pagamento deverá ser realizado sempre diretamente ao fornecedor, após a realização de todos os estágios da despesa (empenho, liquidação e pagamento).
Fluxo do processo:
- O Servidor cria no SEI o processo “Contabilidade e Finanças: Reembolso / Ressarcimento”;
- Cria documento "Formulário Solicitação de Reembolso", preenche dados necessários e assina;
- Anexa Comprovante de Pagamento e demais Documentos que a Unidade julgar necessários;
- O Servidor envia o processo ao Setor de Contabilidade/Financeiro;
- A Contabilidade analisa a documentação. Se a documentação estiver ok, inclui documento "Autorização do Ordenador" e disponibiliza em bloco de assinatura para o Ordenador;
- O Ordenador de Despesa analisa a documentação. Caso o pedido seja deferido, assina eletronicamente o documento e envia processo à Contabilidade;
- A Contabilidade emite empenho (nominal), anexa “Despacho da Contabilidade” e assina eletronicamente;
- Em seguida, cria no SEI o documento “Despacho do Ordenador” e disponibiliza em bloco de assinatura para o Ordenador;
- O Ordenador de Despesas recebe e ordena a despesa, assinando o Despacho;
- A Contabilidade realiza a liquidação da despesa no SIAFI;
- Realiza o pagamento, gera documento eletrônico no SIAFI (OB) e anexa ao processo;
- Envia para Conformidade de Gestão;
- O Conformista analisa a documentação, realiza o registro da Conformidade de Gestão no SIAFI e inclui "Despacho Conformidade de Gestão".
Quais documentos são necessários?
* Documentos a serem anexados no momento da Solicitação:
- Formulário de Solicitação de Reembolso (assinado e devidamente justificado);
- Comprovante de pagamento da despesa;
- Outros documentos que a Unidade julgar necessários, de acordo com o tipo de despesa a ser reembolsada.
* Demais Documentos a serem incluídos ao longo do processo:
- Autorização do Ordenador;
- Despacho da Contabilidade;
- Despacho do Ordenador;
- Nota de empenho assinada digitalmente;
- Documentos Eletrônico gerado no SIAFI (OB);
- Despacho Conformidade de Gestão.
Qual é a Base Legal?
- Art. 37 da Constituição Federal de 1988;
- Art. 26 da Lei Complementar 101 de 2000;
- Decreto Nº 9.991, de 28 de Agosto de 2019;
- Instrução Normativa Nº 201, de 11 de Setembro de 2019;
- Orientação Normativa AGU nº 04 de 01 de Abril de 2009.
